Kaupunkien julkiset hankinnat tarjoavat arvokkaita mahdollisuuksia paikallisille yrityksille laajentaa liiketoimintaansa ja saada vakaa asiakas.
Kaupunki kilpailuttaa vuosittain lukuisia erityyppisiä palvelu-, tavara- ja urakkahankintoja eri aloilta. Yksi tärkeä kanava saada tietoa tulevista kilpailutuksista on kaupungin verkkosivuilta löytyvä sähköinen hankintakalenteri.
Hankintakalenteri antaa yrityksille alustavaa ennakkotietoa tulevista hankinnoista ja lisää hankintatoimen avoimuutta ja hankintaprosessien suunnitelmallisuutta. Sen avulla yritysten on helpompaa varautua kaupungin tuleviin kilpailutuksiin.
Kalenteri sisältää tiedot tulevista hankinnoista, niiden ennakoidusta arvosta, alustavasta aikataulusta ja kunkin hankinnan yhteyshenkilöstä, jolta saa lisätietoa hankinnan kohteesta. Yrittäjät voivat käyttää näitä tietoja suunnitellessaan omia tarjouksiaan ja resurssejaan.
Mikäli kalenterissa näkyy kiinnostava hankinta, yrityksen kannattaa olla mahdollisimman varhaisessa vaiheessa yhteydessä kilpailutuksen yhteyshenkilöön. Näin pääsee ajoissa mukaan hankinnan valmisteluun markkinakartoitusvaiheessa, jolloin hankintaa valmisteleva työryhmä kartoittaa markkinoilla olevia eri vaihtoehtoja ja suunnittelee, miten hankinnan kohde kannattaisi tarjouspyynnössä määritellä sekä esimerkiksi arvioi kannattaako hankinta jakaa pienempiin osiin.
Markkinavuoropuhelun aikana yritykset voivat vapaasti ehdottaa omia ratkaisujaan, pyytää lisätietoja tulevasta hankinnasta sekä esimerkiksi pohtia keskenään, onko syytä muodostaa jonkinlaisia yhteenliittymiä pystyäkseen vastaamaan tilaajan tarpeeseen.
Pienhankinnat kevennetyllä menettelyllä
Jos kyseessä on pienhankinta, jota hankintalaki ei koske, kilpailutetaan se kaupungin pienhankintaohjeen mukaisesti ns. kevennetyllä rajoitetulla menettelyllä: tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle etukäteen valitulle yritykselle, jotka on arvioitu luotettaviksi ja kyvykkäiksi toteuttamaan hankintasopimus tai muu tehtävä. Pienhankinnan tunnistaa ennakoidusta arvosta: kun arvo alittaa tavara- ja palveluhankinnoissa 60 000 euroa ja rakennusurakoissa 150 000 euron kynnysarvon, kyseessä on pienhankinta.
Päästäkseen mukaan pienhankintoihin kannattaa siis ajoissa kontaktoida hankintakalenteriin nimettyä yhteyshenkilöä. Kaikkia yksittäisiä pienhankintoja ei kuitenkaan tällä hetkellä ilmoiteta hankintakalenterissa, yrittäjien kannattaa olla myös aktiivisesti yhteydessä suoraan potentiaalisten vastuualueiden tilaajiin perinteisinä kylmäsoittoina.
Hilmaa kannattaa seurata
Hankintakalenterissa mainittujen hankintojen lisäksi kilpailutetaan muitakin hankintalain alaisia toistuvais- ja kertahankintoja, joten on tärkeää myös seurata julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmaa. Hankintalain alaiset kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävät hankintailmoitukset ja tarjouspyynnöt julkaistaan aina Hilmassa. Hankintakalenteri -sivulla näkyvät myös viimeisimmät Hilmassa julkaistut hankintailmoitukset käynnissä olevista tarjouskilpailuista, mutta on suositeltavaa seurata aktiivisesti suoraan Hilmaa. Hilmassa ei tarvitse käydä päivittäin, vaan sinne voi luoda ilmaisen hakuvahdin itseään kiinnostavista kilpailutuksista. Tällöin tieto omaa alaa koskevasta julkisesta hankinnasta tulee suoraan sähköpostiin.
Hankintakalenteria päivitetään vuosittain talousarvion vahvistamisen jälkeen sekä rullaavasti vuoden aikana vastuualueilta saatujen tietojen pohjalta.
Teksti: Kotkan kaupunki